Center of Excellence

Ziele und Aufgaben pro Quartal

Wir empfehlen, für die Planung und Bearbeitung der anfallenden Aufgaben auf eine Quartalsperspektive umzustellen. Entgegen der klassischen Logik des wasserfallartigen Projektmanagements legen wir keinen Gesamtprojektplan fest. Ausgehend von den Ergebnissen des Zielworkshops beantworten wir die Frage, was im nächsten Quartal konkret zu tun ist.

Außerdem gibt es eine vierteljährliche Sitzung, in der wir die spezifischen Quartalsziele ermitteln und festlegen. Jedes vierteljährliche Ziel besteht aus zwei Elementen:

Anwenderbericht

In Form von ein paar Zeilen Fließtext beantworten wir die Frage, warum wir an diesem Thema arbeiten. Die User Story muss einen Bezug zum Gesamtziel haben.

Checkliste

In Form einer Checkliste definieren wir alle Punkte, an denen wir erkennen können, dass wir ein Quartalsziel erreicht haben.

An der vierteljährlichen Sitzung nehmen alle Mitarbeiter teil, die aktiv zur Verbesserung der Leistung einer Anwendung im kommenden Quartal beitragen.

Darüber hinaus sind alle Interessengruppen und Vertreter der Lenkungsgruppe eingeladen, ihre Teilnahme ist jedoch nicht obligatorisch.

Da wir im Zielworkshop die Rollen des/der Projektleiter(s) und des Kunden definiert haben, ist es sinnvoll, dass diese Personen das Quartalsmeeting vorbereiten, indem sie konkrete Vorschläge für die Quartalsziele erarbeiten. Alle anderen Teilnehmer können diese Vorschläge ergänzen. Am Ende des Quartalsmeetings haben wir das Gesamtziel (das "Epos") um konkrete Quartalsziele (immer nur für das kommende Quartal) erweitert und greifbar gemacht.

Planungstreffen (alle vier bis sechs Wochen)

Für die Planung konkreter Aufgaben und To-Dos halten wir den Zeithorizont noch kürzer. Hier schlagen wir eine Basis von vier bis sechs Wochen vor. In diesen Planungsgesprächen füllen wir unser Backlog mit konkreten Aufgaben, die wir erledigen müssen, um unsere Quartalsziele zu erreichen. An der Planungssitzung nehmen alle Personen teil, die aktiv für die Bearbeitung der Aufgaben benötigt werden.

Dieses Treffen kann auch vom Projektleiter mit konkreten Vorschlägen für alle anstehenden Aufgaben vorbereitet werden. Diese sollten so beschrieben werden, dass klar ist, warum wir daran arbeiten und woran wir erkennen können, dass die jeweilige Aufgabe erledigt ist. Das interdisziplinäre Team wird äußerst dynamisch und schlagkräftig, wenn es ihm gelingt, die anstehenden Aufgaben in möglichst kleine Teilaufgaben zu zerlegen. Wie groß eine Aufgabe maximal sein darf, hängt vom jeweiligen Arbeitsgebiet ab.

Zwei Beispiele zur Orientierung:

- Im Bereich der Softwareentwicklung sollte keine Aufgabe mehr als acht Stunden in Anspruch nehmen.
- In allen anderen Bereichen sollte es möglich sein, die Aufgaben in maximal zwei Stunden zu erledigen.

Wenn eine Aufgabe umfangreicher ist, muss sie in Teilaufgaben aufgeteilt werden. Eine Zeitschätzung pro Aufgabe wird dringend empfohlen. Anhand der Zeitschätzung der einzelnen Aufgaben bekommt das Team ein Gefühl dafür, wie viel Arbeit in den einzelnen Themen steckt. So lässt sich schnell erkennen, ob die Planung (für die kommenden vier bis sechs Wochen) mit den vorhandenen Ressourcen erreicht werden kann oder nicht.

Am Ende der Planungssitzung wissen wir, welche Aufgaben wir in den nächsten vier bis sechs Wochen erledigen wollen, welche Ressourcen wir dafür benötigen und welche Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen.

Zweiwöchige Sprints

In der Sprintplanung legt das Team fest, wer konkret für die Erledigung welcher Aufgabe verantwortlich ist. Diese findet alle zwei Wochen statt und dauert etwa 30 Minuten. Auch hier ist die Anwesenheit aller, die im kommenden Sprint eine aktive Rolle spielen werden, Pflicht. Die Sprintplanung dient dazu, zu entscheiden, welche Aufgaben aus dem "Backlog" von wem bearbeitet werden. Alle Aufgaben für den kommenden Sprint werden in die Spalte "Fertig" verschoben.

Bei diesem Treffen können sich alle koordinieren, insbesondere wenn das Fachwissen mehrerer Personen für eine Aufgabe erforderlich ist. Das Team entscheidet gemeinsam, wie viele und welche Aufgaben im kommenden Sprint erledigt werden sollen. Die Aufgaben werden auch den Personen zugewiesen, die für ihre Erledigung verantwortlich sind.

Während des Sprints kümmern sich die Verantwortlichen selbstständig um die Aufgaben. Treten Schwierigkeiten oder Probleme auf, die sie nicht alleine lösen können, sollten sie sich an den Projektleiter wenden. Das Ziel des Sprints ist es, alle Aufgaben zu bearbeiten ("Doing") und abzuschließen
("Erledigt").

Überprüfung (alle vier bis sechs Wochen)

Bevor alle vier bis sechs Wochen ein Planungstreffen stattfindet, lohnt es sich, einen kurzen Rückblick auf das bisher Erarbeitete zu werfen. Alle neuen Funktionen, Ergebnisse und Teilergebnisse, die für das gesamte Team relevant sind, werden im Review vorgestellt. Auch der "Kunde" ist beim Review anwesend. Ihm wird bei dieser Gelegenheit der Fortschritt des Projekts vorgestellt. Das Review befasst sich nur mit den inhaltlichen und technischen Fragen des Projekts. Auch wenn wir hier zwei getrennte Arbeitsschritte beschreiben, ist es im Arbeitsalltag üblich, das Review und das Planungsmeeting am gleichen Tag abzuhalten.

Retrospektiv (alle vier bis sechs Wochen)

Die Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team, wie wir sie hier beschreiben, unterliegt einer großen Dynamik. Die hier beschriebenen Abläufe müssen sich in Abhängigkeit von den Strukturen und Routinen des jeweiligen Unternehmens weiterentwickeln. Um dies zu ermöglichen, empfehlen wir, Retrospektiven als festes Strukturelement zu etablieren. In einer Retrospektive kommen alle aktiv am Projekt Beteiligten zusammen, um die Art und Weise ihrer Zusammenarbeit zu reflektieren und gezielt Verbesserungen vorzunehmen.

Wir tun dies, indem wir drei Schlüsselfragen beantworten:

- Was hat sich in Bezug auf die Zusammenarbeit bewährt und sollte daher beibehalten werden?
beibehalten?
- Was hat bei der Zusammenarbeit nicht gut funktioniert und sollte daher
geändert/abgeschafft werden?
- Welche neue Idee wollen wir ausprobieren, um unsere Zusammenarbeit zu verbessern?